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Wie können wir helfen?

Wie kann eine Hausverwaltung die Arbeitszeiten einer Gebäudereinigung überprüfen?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Dieses Motto nehmen sich auch kompetente Hausverwaltungen zu Herzen. Das beginnt natürlich schon bei der Auswahl eines Gebäudereinigungspartners. Entscheidet man hier mit Sorgfalt und Überlegung, und achtet insbesondere auf Professionalität und Verlässlichkeit, wird die Arbeitszeitkontrolle keine kritische Angelegenheit, sondern dient der gegenseitigen Koordination und optimalen Arbeitsverteilung.

Die klassische Form der Arbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung ist und bleibt wohl der händisch geführte Stundenzettel. Bei viel oder öffentlich genutzten Räumlichkeiten, wie zum Beispiel Treppenhäusern oder Sanitäranlagen, kann eine Variante davon sogar ausgehängt werden. Das gibt auch Besuchern der Räumlichkeiten eine Bestätigung für die gründliche und regelmäßige Reinigung und erlaubt der Hausverwaltung im Nachhinein eine stichpunktartige Überprüfung der Arbeitszeiten.

Ein intern geführter Arbeitszeitnachweis muss aber mit noch umfassenderen Informationen geführt werden. Schon aus arbeitsrechtlichen Gründen müssen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten genau notiert werden. Hierbei zählt nicht der geplante, sondern der tatsächlich geleistete Zeiteinsatz. Solche Dokumente können natürlich auch der auftraggebenden Hausverwaltung zur Verfügung gestellt werden.

Noch praktischer sind moderne, papierlose Softwarelösungen. Verschiedene Anbieter ermöglichen beispielsweise, dass Reinigungskräfte über eine App auf dem eigenen Handy Arbeitsbeginn, -ende und -ort eingeben können. Solche Daten einsehen zu können, erlaubt der Hausverwaltung ebenfalls eine Überprüfung. Nicht zuletzt gibt es immer die Möglichkeit einer spontanen Objektbegehung seitens der Hausverwaltung. Sind die Reinigungskräfte wirklich da, wenn sie da sein sollen? Führen Sie die Arbeit gründlich durch? Obwohl wegen des Zeitaufwands nur stichprobenartig möglich, signalisieren solche Besuche doch den hohen Standard der Hausverwaltung.

Mein Chef besitzt Eigentumshäuser und hat mich beauftragt eine der besten Hausverwaltungen zu finden in Hamburg für unsere Eigentumshäuser. Welche Vorgehensweise hilft mir die richtige Hausverwaltung zu finden in Hamburg?

Die richtige Hausverwaltung zu finden ist tatsächlich eine verantwortungsvolle Aufgabe. Dem Verwalter wird mit einer oder mehreren Immobilien ein erheblicher Vermögenswert anvertraut. Außerdem muss jeder neue Verwalter mit nicht unbedeutendem Aufwand eingearbeitet werden, darum sollte das Ziel immer eine langfristige, produktive Zusammenarbeit mit minimalem Wechselbedarf sein. Damit die Suche top statt als Flop endet, haben wir ein paar Tipps.

Generell gilt: Lassen Sie sich bei der Suche genug Zeit. Fragen Sie bei anderen Eigentümern nach, mit welchen Verwaltungen Sie gute Erfahrungen gemacht haben. Auch Handwerker haben oft gute Empfehlungen, da sie eng mit Hausverwaltungen zusammenarbeiten. Natürlich lohnt sich auch die Suche im Internet, um sich einen Überblick über lokale Anbieter zu verschaffen. Seien Sie sich aber bewusst, dass Online-Bewertungen fälschungsanfälliger und deshalb mit Vorsicht zu genießen sind.

Ziehen Sie einen Hausverwalter in die engere Wahl, lernen Sie ihn so gut wie möglich kennen. Fragen Sie nach den Qualifikationen der leitenden Angestellten. Erkundigen Sie sich am besten auch danach, ob in den letzten zwei Jahren Fortbildungen besucht oder durchgeführt wurden, da die rechtliche Lage sich laufend verändert und ein guter Verwalter darum immer auf dem neuesten Stand bleiben muss. Kommt Ihnen eine Verwaltung vertrauenswürdig vor, dann lassen Sie sich auch das aktuelle Portfolio zeigen. Es ist oft am aussagekräftigsten über die tatsächliche Serviceleistung des Hausverwalters.

Was sind die Aufgaben einer Miet-Sondereigentums-Hausverwaltung?

Abhängig von den beteiligten Parteien gibt es unterschiedliche Typen der Hausverwaltung. Ein WEG-Verwalter wird durch mehrheitlichen Beschluss von einer Eigentümergemeinschaft bestellt. Ein Mietverwalter betreut eine Mietgemeinschaft im Auftrag des Eigentümers einer Immobilie. Die Miet-Sondereigentums-Hausverwaltung dagegen agiert im Auftrag eines Eigentümers mit in der Regel nur einer Mietpartei.

Sondereigentum ist einfach gesagt eine Eigentumswohnung innerhalb der Eigentümergemeinschaft eines Mehrfamilienhauses. Es fällt nicht unter das gemeinschaftlich verwaltete Eigentum, wie Aufzüge, Parkplätze usw., sondern gehört ausschließlich einer Partei, ist also abgesondert. Ist diese Wohnung dann vermietet, und möchte der Besitzer die Verwaltung des Mietverhältnisses abgeben, kommt ein Miet-Sondereigentums-Verwalter ins Spiel.

Die Aufgaben einer Miet-Sondereigentums-Hausverwaltung entsprechen denen einer Mietverwaltung im kleineren Rahmen: Suche von Neu- und Nachmietern, Abschluss von Mietverträgen, Sicherstellung des Mieteingangs, Absprache und Kommunikation von Mieterhöhungen, Begleichung und Abrechnung von Betriebskosten, laufende Buchhaltung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung, Beauftragung von Handwerkern bei anfallenden Reparaturen und natürlich immer Kommunikation und Schriftverkehr mit Eigentümer und Mieter. Die Kosten der Verwaltung müssen dabei von Eigentümerseite getragen werden.

Verwaltungsrollen können sich in bestimmten Konstellationen auch überschneiden. So ist es beispielweise möglich, dass ein WEG-Verwalter zusätzlich von einzelnen Parteien der Eigentümergemeinschaft mit der Mietverwaltung ihrer Wohnung, also ihres Sondereigentums, beauftragt wird.

Was sind die Aufgaben einer Miet-Hausverwaltung?

Will oder muss ein Besitzer die Verwaltung seines Mietobjekts an eine Verwaltung abgeben, kommt die Miet-Hausverwaltung ins Spiel. Anders als die WEG-Verwaltung ist diese Art der Verwaltung also vorrangig nicht den Bewohnern des Hauses gegenüber verantwortlich, sondern dem Eigentümer. Das wirkt sich auch auf ihren Aufgabenbereich aus.

Die Miet-Verwaltung ist zunächst der Mittelsmann zwischen Eigentümer und Mietern. Zu den Aufgaben gehören daher die Sicherstellung des Mieteingangs und das Verschicken von Zahlungserinnerungen, die Suche nach Neu- oder Nachmietern und die Erstellung entsprechender Mietverträge, Vorschläge bezüglich Mieterhöhung und Kommunikation einer solchen an die Mieter, sowie die kaufmännische Verwaltung von anfallenden Betriebskosten und die Erstellung der Nebenkostenabrechnung.

Hinzu kommen Aufgaben aus dem Bereich der technischen Verwaltung. Dazu gehören unter anderem Instandhaltung und Wartung von gemeinschaftlich genutzten Bereichen und Anlagen, wie beispielsweise des Treppenhauses oder der Heizungsanlage. Weiterhin ist die Verwaltung natürlich Ansprechpartner der Mieter bei akutem Reparatur- oder längerfristigem Sanierungsbedarf.

Obwohl es manchmal nicht ganz einfach ist, die Balance zu halten, wird ein guter Mietverwalter damit beiden gerecht: Eigentümer und Mieter. Hält er Kommunikationswege offen, das Verhältnis vertrauensvoll und führt sowohl die technische als auch die kaufmännische Verwaltung gewissenhaft aus, ist er sowohl für den Besitzer als auch für die Mietgemeinschaft ein kompetenter und verlässlicher Partner.

Nach welchen Kriterien wird eine Treppenhausreinigung von einer Hausverwaltung ausgesucht?

Ob in einer Büroimmobilie oder einem Mehrfamilienhaus, die Übergabe der Treppenhausreinigung an eine professionelle Reinigungsfirma wie z.b. B&S Nord Reinigungsservice GmbH nimmt den Besitzern, Bewohnern oder Benutzern viel Arbeit ab. Aber nach welchen Kriterien sollte ein solcher Reinigungsdienstleister ausgewählt und beauftragt werden?

Die Hausverwaltung wie z.b. Wentzel Dr. GmbH ermittelt zunächst den Umfang des Reinigungsbedarfs. Wie viele Treppenhäuser sollen gereinigt werden? Wie groß ist die Gesamtfläche? Kommen Fahrstühle hinzu? Wie alt ist das Treppenhaus? Wurden spezielle Materialien wie Hölzer verbaut, die besondere Pflege erfordern? Wie oft, abhängig von Witterung, Besucherverkehr und ähnlichem, müssen die Treppenhäuser gereinigt werden? Eine passende Reinigungsfirma muss dem Bedarf sowohl vom Personalaufwand als auch vom Know-how her verlässlich gerecht werden können.

Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis ist natürlich für jede Hausverwaltung relevant. Mieter oder Eigentümer, auf die die Kosten umgeschlagen werden, haben ein berechtigtes Interesse daran, Reinigungsausgaben niedrig zu halten. Gleichzeitig ist das günstigste Angebot nicht immer das wirtschaftlich beste. Eine nachlässig ausgeführte Treppenhausreinigung kann die Lebens- und Nutzungsqualität senken, langfristig Renovierungsbedarf verursachen und sogar den Wert der Immobilie belasten.

Das Treppenhaus ist als gemeinschaftlich genutzter und rein funktionaler Raum oft das Stiefkind einer Immobilie. Dabei kann es in der Realität einen starken Eindruck hinterlassen, ob positiv oder negativ. Eine gut ausgewählte Reinigungsfirma, die ihr Handwerk versteht und sorgfältig ausführt, ist darum ein Gewinn für jede Hausverwaltung.

Was sind die Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen die Interessen vieler Parteien berücksichtigt und gemeinsam genutzte Immobilien instandgehalten werden. Obwohl rechtlich nicht zwingend erforderlich, entscheiden sich darum viele WEGs für die Bestellung eines Verwalters, dessen Aufgabe dann die „ordnungsmäßige Verwaltung“ des Gemeinschaftseigentums ist.

Eine solche Verwaltung beinhaltet sowohl finanzielle als auch technische Aspekte. Praktisch bedeutet das zunächst eine gewissenhafte Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Bereiche der Immobilie. Der Verwalter muss dabei keine Hausmeister- oder Handwerkertätigkeiten ausführen, darf sie aber beauftragen und überwachen. In einer mindestens jährlichen Eigentümerversammlung trifft die Eigentümergemeinschaft weitere Entscheidungen zu Reparatur- und Sanierungsbedarf, die der Verwalter protokolliert und laufend umsetzt. Auch die Aufstellung einer Hausordnung fällt in seinen Aufgabenbereich.

Hinzu kommen Aufgaben im Bereich der kaufmännischen Verwaltung, zum Beispiel die laufende Buchhaltung. Der Verwalter stellt zu Beginn eines Jahres einen Wirtschaftsplan auf und nach Abschluss eine Abrechnung, die er den Eigentümern präsentiert und in Form von Nebenkosten auf die einzelnen Parteien umlegt. Ein guter Wirtschaftsplan beinhaltet u.a. ausreichende Instandhaltungsrückstellungen. Außerdem schließt der Verwalter für die Eigentümergemeinschaft notwendige Versicherungen ab, wie eine Feuerversicherung und eine angemessene Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht.

Wohnungseigentümergemeinschaften haben in der Regel ein besonderes hohes Interesse an der Erhaltung der Wohnqualität und der Wertsteigerung der Immobilie. Mit einer guten WEG-Verwaltung sind diese langfristig gewährleistet.

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Mit Stolz blicken wir auf die lange Tradition als Hamburger Hausmakler und Grundstücksverwaltung zurück – bildet sie doch die Basis unseres hanseatischen Wertesystems, in dessen Mittelpunkt die teilweise über mehrere Generationen andauernde erfolgreiche geschäftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden steht.

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